Otomatisasi Perkantoran

A.  Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Sistem elektronik formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis, seperti pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.

Sistem Elektronik informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, seperti melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

B.  Gambaran Model Otomatisasi Perkantoran

Keterangan :

a.     Karena OA tidak memiliki, mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan dan disediakan oleh lingkungan.

b.     Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.

c.  Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan.

d.  Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio

C.  Kategori Pemakai Otomatisasi Perkantoran

1.   Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2.     Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya seperti pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus.

3. Sekretaris. Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.     Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

D.  Konsep-konsep Otomatisasi Perkantoran

1.    Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2.     Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3.      Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4.   Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik

5.   Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

E.  Tujuan Otomatisasi perkantoran

1.      Penggabungan penerapan tekonologi

2.      Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

3.      Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan

4.  Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

5.    Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Untuk tujuan yang lebih rinci untuk masa kini adalah sebagai berikut :

1.      Pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah.

2.      Komputer menunda penambahan tenaga pegawai akibat beban pekerjaan yang meningkat karena kemampuan komputer yang fleksibel.

3.      Pemecahan masalah kolompok atau tim.

4.   Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.

5.  Dapat digunakan sebagai pelengkap bukan pengganti semua komunikasi interpersonal tradisional.

6.      Sebagai suatu cara komunikasi bisnis.

F.  Manfaat Otomatisasi Perkantoran

1.      Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat.

2.      Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar.

3.      Memerlukan sedikit tempat menyimpan data.

4.  Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal.

G. Dampak Otomatisasi Perkantoran

1.      Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan

a. Angkatan kerja wanita serta pekerja profesional dan teknis semakin dibutuhkan perusahaan karena kemampuan khusus mereka dapat digunakan dan dianggap dapat bersaing dengan pekerja lelaki.

b. Manajer dan Administrator. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.

c. Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.

2.    Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat sehingga dibutuhkan pelatihan di berbagai tingkat pendidikan formal maupun informal bagi pegawai.

3.    Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Dengan adanya otomatisasi perkantoran semua pekerjaan menjadi lebih cepat selesai dan hasilnya lebih maksimal. Selain itu manajer menengah akan menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

4.    Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia.

H.  Personal Computer (PC)

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Biasanya komputer ini adanya dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya. PC pertama kali dikenal sebagai mikrokomputer karena PC adalah komputer yang lengkap tapi di bangun pada skala yang lebih kecil. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna).

I.    Email & Teleconference

Pengertian e-mail

E-mail (electronic mail) adalah surat dalam bentuk elektronik. E-mail merupakan salah satu fasilitas atau aplikasi internet yang paling banyak digunakan dalam hal surat-menyurat. Hal ini dikarenakan e-mail merupakan alat komunikasi yang murah, cepat, dan efisien. Menggunakan e-mail memungkinkan kita untuk mengirimkan pesan dalam bentuk surat ke seluruh dunia dalam waktu yang sangat cepat dan biaya yang murah.

Pengertian Teleconference

Pengertian teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

Jadi teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya, juga berbagi aplikasi.

J.   Macam-macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

1.      Word processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing digunakan untuk pemecahan masalah dengan membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

2.      Electronic mail.

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

3.      Voice mail

Voice mail sama dengan e-mail hanya saja pengiriman pesan dilakukan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.

4.      Electronic calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5.      Audio conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi OA pertama yang tidak memerlukan komputer.

6.      Video conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

7.      Computer conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8.      Facsimile transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

9.      Videotext

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar komputer. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10.   Image storage and retrieval

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11.   Desktop publishing

Desktop publishing adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Digunakan sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis.

K.  Implementasi Otomatisasi Perkantoran

Tentunya penerapan otomatisasi perkantoran dalam pekerjaan perkantoran dalam suatu perusahaan atau organisasi akan sangat membantu semua pihak-pihak yang ingin semua pekerjaan mereka dilakukan dengan lebih cepat dan hasilnya lebih maksimal. Selain itu dapat menghemat tenaga, ruang, dan waktu. Berikut adalah contoh implementasinya secara nyata :

Penggunaan video conference atau audio conference dimana teknologi komunikasiini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan ruang dan waktu. Biasanya dilakukan oleh para manajer atau pimpinan antar perusahaan dalam sebuah rapat/pertemuan tertentu untuk bertukar informasi dengan manajer/pimpinan di wilayah lain yang sudah tersambung dengan sistem ini. Dengan menggunakan sistem ini dapat menghemat biaya, waktu, dan tenaga yang besar jika dibandingkan dengan harus bertemu tatap muka di suatu tempat.

Referensi :

Hasibuan, Herizal. 2015. Pengertian Otomatisasi Perkantoran. (https://herizalhasibuan.wordpress.com/2015/01/, diakses 22 Maret 2015)

Tasha, Diana. 2014. Otomatisasi Perkantoran. (http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)

Bhavati, Anugerah. 2014. Pengertian Otomatisasi Perkantoran. (http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)

Andrian, Fernando. 2012. Pengertian Otomatisasi Kantor (office Automation).

(http://tugaskuliahsim.blogspot.com/2012/01/pengertian-otomatisasi-kantor-office.html, diakses 23 Maret 2015)

Han_doank3130._____. Manfaat Teleconference Dalam Pengambilan Keputusan. (https://id.scribd.com/doc/97764810/Manfaat-Teleconference-Dalam-Pengambilan-Keputusan, diakses 24 Maret 2015)