Mesin-mesin Kantor sebagai Alat Komunikasi Kantor

      Dari waktu ke waktu penggunaan mesin-mesin kantor juga dapat berfungsi sebagai alat komunikasi Mengingat kegiatan kantor juga erat kaitannya dengan berkomunikasi atau berhubungan dengan kolega/orang lain. Mesin-mesin kantor sebagai alat komunikasi sering disebut dengan pesawat kantor. Sehingga dapat dismpulkan, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi, akan membuat komunikasi dalam kantor berlangsung lebih cepat dan efisien. Berikut adalah contoh beberapa alat komunikasi kantor :

A.  Surat

Surat merupakan peralatan komunikasi paling kuno dan masih dipakai hingga saat ini. walaupun peranan surat sudah semakin tergusur karena perkembangan teknologi. Namun surat masih dipandang perlu untuk mengabarkan informasi yang bersifat rahasia atau penting.

B.   Telegraf

 

sumber : www.cusuitemusings.com

sumber : commons.wikimedia.org

Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837.

Pesan yang dikirimkan oleh operator menggunakan kode morse. Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Karena umumnya pesan tersebut adalah pesan penting. Pesan dari telegraf ini disebut dengan telegram. Telegram berisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh telegraf.

C.   Pager

sumber : www.manchesterbirding.com

Pager atau radio panggil merupakan alat telekomunikasi untuk menyampaikan dan menerima pesan pendek. Pager ditemukan tahun 1956 oleh Multitone Electric di Rumah Sakit St. Thomas London oleh dokter-dokter yang sedang bertugas dalam kondisi darurat.

D.   Teleks

sumber : www.macfilos.com

Teleks adalah alat yang di gunakan untuk mengirimkan berita tertulis secara cepat, dimana berita yang di kirim akan tercetak pada lembar penerimaan kedua pesawat  yang saling berhubungan. Keistimewaan dari teleks adalah dapat menerima berita pada saat kantor tutup, asal alat itu tetap di aliri listrik dan tersedia kertas. Pengiriman berita melalui teleks dapat di lakukan secara langsung  dan di rekam terlebih dahulu. 

E.    Intercom

sumber : www.belcosecurity.com

Intercom (intercommunication device atau peralatan komunikasi internal) merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik yang ditujukan untuk pembicaraan, pengumuman, atau proses komunikasi yang terbatas. Interkom tersambung melalui kabel yang disebut kabel Beudrat. Kabel ini berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat interkom yang satu ke pesawat interkom lainnya.

F.    Faksimile

sumber : www.jualalatkantor.com

Facsmile (faks) aitu mesin telecopier yang memanfaatkan jaringan telepon. Dengan memakai alat ini dapat mengirimkan tulisan, gambar ke tempat lain yang juga memiliki mesin faks. Mesin faks juga dapat berfungsi sebagai mesin fotokopi.

Kelebihan :

Mesin faks membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat. Ketika mengirim dokumen ke tempat yang jauh, maka mesin faks akan mengirim lebih cepat dan spontan melampaui kinerja pengiriman surat melalui pos.

Kekurangan :

Kualitas mesin faks telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik.

G.   Telepon

sumber : www.tokopedia.com

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

Kelebihan Telepon :

1.    Tarif telepon lebih murah

2.    Kualitas suara lebih jernih, tidak terputus-putus karena tidak tergantung sinyal

3.    Jangka waktu pemakaian telepon lebih lama/awet.

Kekurangan Telepon :

1. Tidak praktis/efisien karena terikat pada kabel sehingga tidak dapat dibawa kemana-mana.

2.    Kenyamanan. Telepon biasanya digunakan tidak secara personal sehingga tidak efektif bila ingin menggunakannya.

H.   Telepon Seluler (Handphone)

sumber : www.tech-kid.com

Telepon genggam sering disebut handphone (HP) atau telepon selular (ponsel) adalah perangkat telekomunikasi telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana (portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless).

Kelebihan Handphone :

1.    Praktis/efisien karena lebih mudah dibawa kemana-mana.

2.    Tersedia sejumlah aksesori untuk melengkapi telepon seluler.

3.    Terdapat berbagai macam kode pengaman telepon.

Kekurangan Handphone :

1.    Tarif telepon yang mahal ditambah biaya roaming.

2.   Jangkauan sinyal masing-masing operator yang terbatas sehingga mempengaruhi kualitas proses telepon.

3.    Munculnya virus yang menyerang komponen telepon seluler.

4.    Perawatan dan pemeliharaan yang sulit dan mengganggu peralatan elektronik.

5.    Adanya ancaman radiasi yang disebabkan oleh penggunaan telepon seluler.

I.      Teleconference

sumber : www.systempro.asia

Teleconference yaitu suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa pihak untuk saling kontak suara dan melihat melalui monitor. Sistem ini memungkinkan untuk melakukan rapat jarak jauh dari berbagai tempat yang berbeda atau dalam satu ruangan dan pada saat yang sama.

Kelebihan :

1.    Meningkatkan prosuktivitas karena kemampuan VTC untuk berbagi dokumen, ide atau gambar dengan mudah.

2.     Menghemat biaya dan waktu.

Kelemahan :

1.    Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki.

2.   Alat-alat untuk teleconference sulit didapat dan proses penginstalan harus ekstra hati-hati agar tidak salah.

J.    Email (Electronic Mail)

Surat elektronik dalam bahasa Inggris “e-mail atau email” adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet. Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet.

Kelebihan :

1.      Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.

2.     Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat asal saluran Internet yg digunakan tidak bermasalah.

3.      Hemat sumber daya dan aman.

4.      Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.

Kekurangan :

1.      Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai dan mengerti fasilitas internet.

2.      Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lamban.

3.      Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus.

4.      Rawan penyadapan

K.   Hambatan-hambatan Penggunaan Alat Komunikasi Kantor

Dalam penggunaan setiap alat komunikasi kantor tentunya mempunyai hambatan atau masalah tersendiri. Mengingat tidak ada sesuatu di dunia ini yang berjalan tanpa adanya masalah atau gangguan. Sehingga hal ini merupakan sebuah kewajaran.berikut beberapa hambatan-hambatan dalam penggunaan alat komunikasi kantor :

1.    Hambatan dari Proses Komunikasi

a.   Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas.

b. Hambatan dalam penyandian/simbol, dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu.

c. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

d.   Hambatan dalam bahasa sandi, yaitu kesalahan dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.

e. Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

f.   Hambatan dalam memberikan balikan. Umpan balki yang diberikan tidak berhubungan dengan pesan terdahulu atau tidak nyambung

2.    Hambatan Fisik

Misalnya : gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara) dan gangguan atau kurang berfungsingnya alat komunikasi tersebbut.

3.    Hambatan Semantik.

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan.

4.    Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

5.    Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, salah persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, dan kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang.

Referensi :

Apriliani. 2014. Pesawat Kantor. (https://aprilliani45.wordpress.com/2014/05/12/pesawat-kantor/, diakses 20 Maret 2015)

Kartasura, SMPN 2. ____. Peralatan dan Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi. (https://smpnduakartasura.wordpress.com/kelas-vii/materi/peralatan-dan-pengembangan-teknologi-informasi-dan-komunikasi/, diakses 20 Maret 2015)

Reza, Krisna. 2012. Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi. (http://chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html, diakses 21 Maret 2015)

Marsiya, Nita. 2010. Materi Menggunakan Peralatan Kantor. (http://nitamarsiyablog.blogspot.com/p/materi-menggunakan-peralatan-kantor.html, diakses 21 Maret 2015)

Lailatul, Fitriyah. 2013. Macam-macam Alat Komunikasi. (http://fitriyah-blog.blogspot.com/2013/06/macam-macam-alat-komunikasi.html, diakses 22 Maret 2015.

Savista, Yolanda Dita. 2011. Pengertian, Kelebihan, serta Kekurangan dari Handphone (HP). (http://sayayolanda.blogspot.com/2011/04/pengertian-kelebihan-serta-kekurangan.html, diakses 22 Maret 2015)

Lestari, Ayu Dwi. 2014. Pengertian Email & Kelebihan dan Kekurangan. (https://ayudwilestari101.wordpress.com/2014/05/08/pengertian-email-kelebihan-dan-kekurangan/, diakses 22 Maret 2015)

Bagis, Laila Al-izza. Media Komunikasi Modern serta Kelebihan. (http://lailabagis.blogspot.com/2013/07/media-komunikasi-modern-serta-kelebihan_28.html, diakses 22 Maret 2015)

Hartika, Wiwi. 2011. Kelebihan dan Kekurangan Videoconference. (http://up-wiwi-9b.blogspot.com/2011/02/kelebihan-dan-kekurangan-video.html, diakses 22 Maret)

Anonim. 2012. Komunikasi dalam Organisasi. (https://dhogerz.wordpress.com/2010/10/21/komunikasi-dalam-organisasi/, diakses 2 April2015)