MENGOLAH TABEL DAN QUERY PADA MICROSOFT ACCESS

Miscrosoft Access merupakan salah satu software pengolah data dari Microsoft Office yang banyak sekali digunakan oleh organisasi, perusahaan, maupun instansi tertentu untuk memudahkan mereka dalam mengakses data dalam rangka pengambilan keputusan/informasi. Di dalam Ms. Access terdapat Database yang tersusun dari beberapa bagian seperti Table dan Query sebagai dasar dalam pengolahan data. Berikut ini akan dijelaskan tentang bagaimana langkah-langkah mengolah Table dan Query.

A.     Cara Membuat Tabel pada Ms. Access

1.     Klik tombol start pada window untuk membuka jendela Ms. Access, maka akan muncul gambar seperti berikut.

2.    Pilih Blank Database, kemudian ketik nama Database diinginkan (misalnya “KOMPUTER”) dan pilih tempat dimana menyimpan Database tersebut (misalnya di “Local Disk D”). Kemudian klik Create.

3.  Ms. Acces akan menampilkan sebuah halaman default kosong yaitu “Table 1”. Untuk mendesainnya klik Design View 

Kemudian akan muncul perintah “Save As” untuk memberi nama Tabel yang dibuat (misalnya “KOMPUTER”) lalu “OK”.

4.    Tampilan pada Ms. Access akan berubah. Kemudian ketiklah nama field dan tipe data seperti contoh berikut.

5.     Buatlah field “KODE” menjadi Primary Key dengan mengklik field “KODE” kemudian klik “Primary Key”.

6.    Setelah selesai, klik “Datasheet View”  untuk melihat tammpilan akhir. Jika muncul kotak dialog untuk menyimpan Database klik “Yes”. Kemudian ketik record seperti contoh berikut.

7.       Klik “Save” untuk menyimpan.

8.    Untuk membuat Tabel lain, klik pada Toolbar “Create” kemudian klik “Table”. Ms. Access akan menampilkan halaman seperti berikut.

9.       Ulangi langkah 3 – 7 untuk membuat “Table 2” dengan nama “PENJUALAN”

10.   Ketik field dan tipe data sebagai berikut.

11.   Kemudian ketik record seperti contoh berikut.

B.     Cara Membuat Query pada Ms. Access

Query adalah semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari database dimana mengambil dari tabel-tabel yang ada di database, namun tabel tersebut tidak semua ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan dan tampilkan. Adapun cara membuatnya adalah sebagai berikut.

1.  Buat dan tentukan tabel yang ingin dijadikan Query. Pada contoh kali ini menggunakan tabel pada poin A.

2.       Klik menu “Create” kemudian pilih “Query Design”

. Klik “Add” pada tabel yang dipilih

3.       Pilihlah field yang ingin dimasukkan ke dalam Query dengan mengklik “tanda anak panah”

4.       Klik “Run” untuk mengaktifkan Query

5.       Ms. Access akan menampilkan Query seperti berikut.

6.       Klik “Save” dan simpan Query dengan nama yang Anda inginkan (misalnya QUERY PENJUALAN)

C.     Cara Mengolah Query

Seperti yang telah disebutkan diatas bahwa Query berfungsi untuk menampilkan suatu data dari database tertentu yang diambil dari tabel-tabel dari database itu sendiri namun tidak keseluruhan bisa ditampilkan. Namun, selain dapat menggabungkan beberapa tabel ke dalam suatu query, mengurut data, menyaring (filter) data sesuai dengan kriteria yang diingin-kan, dalam Query juga dapat menambahkan field dengan rumus (formula) baik perhitungan matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel, seperti fungsi logika IF dan String.

1.       Menambah Field dengan Rumus (Formula)

Dalam Query juga dapat menambahkan field baru dengan rumus/fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam Database. Sebagai contoh untuk menambah field baru TOTAL HARGA  yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT. Maka pada jendela desain Query tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu dengan mengetikkan rumus

“TOTAL HARGA : [HARGA]*[BANYAKNYA] seperti yang tampak dibawah ini.

Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut :

Contoh kasus :

Untuk menambahkan field baru misalnya DISCOUNT yaitu 7% dari TOTAL HARGA maka jika ditampilkan akan tampak seperti berikut ini. Jangan lupa klik “Run” untuk mengaktifkan Query.

Catatan:

-          Jika yang muncul hasilnya berupa simbol ##### pada field TOTAL HARGA, artinya kolomnya tidak mencukupi, silahkan rubah lebar kolomnya.

2.       Fungsi Logika

Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan masalah yang terdapat dalam organisasi/perusahaan/instansi yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika dan tidak dapat diselesaikan dengan rumus sederhana yaitu dengan fungsi IIF. Fungsi logika ini membuat Ms. Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan Benar (True) atau Salah (False).

      Dalam penggunaannya, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika yang memerlukan salah satu operator relasi (operator pembanding),  diantaranya adalah sebagai berikut :

Operator Relasi	Artinya
=	Sama dengan
<	Lebih kecil
>	Lebih besar
<=	Lebih kecil atau sama dengan
>=	Lebih besar atau sama dengan
<>	Tidak sama dengan

a.  Fungsi Logika AND : akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya  BENAR,  dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

   Contoh Kasus :

Apabila membeli Komputer ASUS dengan jumlah >=3 maka pembeli tersebut akan mendapat POTONGAN sebesar 7% dari TOTAL HARGA

   Contoh Operator Logika AND :

         POTONGAN : IIf([NAMA BARANG]=”ASUS” And [BANYAKNYA]>=3;0,07;0)*[TOTAL HARGA]

   Dan jika ditampilkan maka hasilnya sebagai berikut :

              Catatan :

-          Untuk menuliskan rumus diatas tergantung bagaimana komputer bisa menerima tanda/elemen penghubung operasi logika yaitu jika tidak bisa menggunakan ( , ) bisa menggunakan ( ; )

b.   Fungsi Logika OR : akan menghasilkan TRUE (menjalankan perintah bila hasilnya BENAR), sebaliknya akan menghasilkan FALSE (tidak menjalankan pilihan bila hasilnya SALAH).

Contoh Kasus :

Untuk pembelian Komputer LENOVO Atau HP maka akan mendapat GARANSI = 1 Tahun, sebaliknya untuk Komputer SELAIN LENOVO Atau HP akan mendapat GARANSI = 6 Bulan.

Contoh Operator Logika OR :

    GARANSI: IIf([NAMA BARANG]="LENOVO" Or [NAMA BARANG]="HP";"1 Tahun";"6 Bulan")

     

Dan jika ditampilkan hasilnya adalah sebagai berikut :

     

c.       Fungsi Logika IIF

·         Fungsi Logika IIF Tunggal

Fungsi Logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah. Bentuk umum penulisannya adalah :

IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1, Perintah-2)

Contoh Kasus:

Apabila terdapat pembeli yang membeli komputer BANYAKNYA  >=7 maka akan mendapat BONUS = LCD MONITOR, sedangkan jika BANYAKNYA <7 akan mendapat BONUS = KEYBOARD. Sehingga rumusnya adalah :

BONUS : IIF([BANYAKNYA]>=7;”LCD MONITOR”;”KEYBOARD”)

Dan jika ditampilkan maka hasilnya sebagai berikut :

·         Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested)

Fungsi Logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecaham yng ditawarkan lebih dari dua. Bentuk umum penulisannya yaitu :

IIF(Ekspresi Logika-1, Perintah-1, IIF (Ekspresi Logika-2,Perintah-2,.... .., IIF(Ekspresi Logika-n, Perintah-xn,yn)))

Contoh Kasus

·      Jika TOTAL HARGA >=100.000.000 (diatas = 100 jt), maka DISCOUNT ++ = 12% dari TOTAL HARGA

·      Jika TOTAL HARGA >=80.000.000 (diatas = 80 jt), maka DISCOUNT ++ = 10% dari TOTAL HARGA

·      Jika TOTAL HARGA >=60.000.000 (diatas = 60 jt), maka DISCOUNT ++ = 7% dari TOTAL HARGA

·      Jika TOTAL HARGA >=40.000.000 (diatas = 40 jt), maka DISCOUNT ++ = 5% dari TOTAL HARGA

·      Jika TOTAL HARGA <=20.000.000 (kurang dari = 100 jt), maka DISCOUNT ++  = 0% dari TOTAL HARGA

       Rumusnya adalah

DISCOUNT ++ : IIf([TOTAL HARGA]>=100000000;0,2, IIf([TOTAL HARGA]>=80000000;0,15, IIf([TOTAL HARGA]>=60000000;0,1, IIf([TOTAL HARGA]>=40000000;0,05;0))))*[TOTAL HARGA]

            Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :

3.       Fungsi STRING

Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta karakter-karakter khusus.

Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“). Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-fungsi lain seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.

·         Fungsi Left

Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan. Bentuk umum penulisannya yaitu:

LEFT([Nama_Field],Jumlah karakter)

Contoh Rumus :

KODE I : LEFT([NAMA BARANG];2)

Jika ditampilkan hasilnya akan seperti berikut:

·         Fungsi Right

Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan. Bentuk umum penulisannya yaitu :

RIGHT([Nama_Field],Jumlah Karakter)

Contoh Rumus :

KODE II : RIGHT([JENIS KOMPUTER];4)

Jika ditampilkan hasilnya akan seperti berikut:

·         Fungsi MID

Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan. Bentuk umumm penulisannya yaitu :

MID([Nama_Field],kedudukan_Mulai,Jumlah Karakter)

Contoh Rumus :

KODE III : MID([PEMBELI];4;3)

Jika ditampilkan hasilnya akan seperti berikut:

4.       Kombinasi Fungsi Logika IF dengan Fungsi String (Left,Right,MID)

Fungsi Kombinasi ini digunakan untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks. Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID).

Adapun cara pengaplikasiannya adalah :

a.      Pilih Tabel “PENJUALAN” untuk dijadikan sebagai Query Kombinasi. Klik menu “Create” pilih “Query Design”  . Pilih tabel “PENJUALAN” lalu “ADD”

b.    Ketik field dan data type baru seperti contoh berikut. Jangan lupa klik “RUN”

c. Klik menu “Datasheet View”, kemudian  kemudian “Save” dengan nama “QUERY KOMBINASI”

      d.    Tambahkan field baru dengan ketentuan seperti berikut.

·       Field DETAIL BARANG pada kolom ke dua dengan ketentuan data diambil dari 2 karakter awal KODE, jika:

   KODE = AC, maka Detail Barang = Acer

   KODE = AS, maka Detail Barang = Asus

   KODE = AX, maka Detail Barang = Axioo

   KODE = HP, maka Detail Barang = HP

   KODE = LV, maka Detail Barang = Lenovo

·         Field DETAIL JENIS  pada kolom ke tiga dengan ketentuan data diambil dari 2 karakter akhir KODE, jika:

   KODE = AP, maka Detail Jenis = Aspire

   KODE = ET, maka Detail Jenis = Etop

   KODE = PC, maka Detail Jenis = Pico

KODE = PV, maka Detail Jenis = Pavilion

KODE = IC, maka Detail Jenis = IdeaCentre

·         Field ASAL BARANG pada kolom ke empat dengan ketentuan data diambil dari karakter ke 4-6 KODE, jika:

KODE = 001, maka Asal Barang = China

KODE = 002, maka Asal Barang = Taiwan

KODE = 003, maka Asal Barang = Taipei

KODE = 004, maka Asal Barang = Indonesia

KODE = 005, maka Asal Barang = Amerika

e.       Ketiklah rumus-rumus berikut pada jendela QEB

·         Pertama rumus untuk fjield DETAIL BARANG

DETAIL BARANG : IIf(Left([KODE],2)="AC","ACER",IIf(Left([KODE],2)="AS","ASUS",IIf(Left([KODE],2)="AX","AXIOO",IIf(Left([KODE],2)="HP","HP",IIf(Left([KODE],2)="LV","LENOVO")))))

·         Kedua, rumus untuk field DETAIL JENIS

DETAIL JENIS : IIf(Right([KODE],2)="AP","ASPIRE",IIf(Right([KODE],2)="ET","ETOP",IIf(Right([KODE],2)="PC","PICO",IIf(Right([KODE],2)="PV","PAVILION",IIf(Right([KODE],2)="IC","IDEACENTRE")))))

     

·         Ketiga, rumus untuk field  ASAL BARANG
    ASAL BARANG : IIf(Mid([KODE],4,3)="002","TAIWAN",IIf(Mid([KODE],4,3)="003","TAIPEI",IIf(Mid([KODE],4,3)="004","INDONESIA",IIf(Mid([KODE],4,3)="005","AMERIKA",IIf(Mid([kode],4,3)="001","CHINA")))))

Maka apabila ditampikan dengan klik “RUN” hasilnya akan sebagai berikut.

       ----------------------------------------------------------------------------------------

begitulah cara mengolah tabel dan query Ms. Access secara sederhana. Semoga bermanfaat dan selamat belajar !! 

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------