Mesin-mesin Kantor sebagai Alat Komunikasi Kantor

      Dari waktu ke waktu penggunaan mesin-mesin kantor juga dapat berfungsi sebagai alat komunikasi Mengingat kegiatan kantor juga erat kaitannya dengan berkomunikasi atau berhubungan dengan kolega/orang lain. Mesin-mesin kantor sebagai alat komunikasi sering disebut dengan pesawat kantor. Sehingga dapat dismpulkan, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi, akan membuat komunikasi dalam kantor berlangsung lebih cepat dan efisien. Berikut adalah contoh beberapa alat komunikasi kantor :

A.  Surat

Surat merupakan peralatan komunikasi paling kuno dan masih dipakai hingga saat ini. walaupun peranan surat sudah semakin tergusur karena perkembangan teknologi. Namun surat masih dipandang perlu untuk mengabarkan informasi yang bersifat rahasia atau penting.

B.   Telegraf

 

sumber : www.cusuitemusings.com

sumber : commons.wikimedia.org

Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837.

Pesan yang dikirimkan oleh operator menggunakan kode morse. Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Karena umumnya pesan tersebut adalah pesan penting. Pesan dari telegraf ini disebut dengan telegram. Telegram berisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh telegraf.

C.   Pager

sumber : www.manchesterbirding.com

Pager atau radio panggil merupakan alat telekomunikasi untuk menyampaikan dan menerima pesan pendek. Pager ditemukan tahun 1956 oleh Multitone Electric di Rumah Sakit St. Thomas London oleh dokter-dokter yang sedang bertugas dalam kondisi darurat.

D.   Teleks

sumber : www.macfilos.com

Teleks adalah alat yang di gunakan untuk mengirimkan berita tertulis secara cepat, dimana berita yang di kirim akan tercetak pada lembar penerimaan kedua pesawat  yang saling berhubungan. Keistimewaan dari teleks adalah dapat menerima berita pada saat kantor tutup, asal alat itu tetap di aliri listrik dan tersedia kertas. Pengiriman berita melalui teleks dapat di lakukan secara langsung  dan di rekam terlebih dahulu. 

E.    Intercom

sumber : www.belcosecurity.com

Intercom (intercommunication device atau peralatan komunikasi internal) merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik yang ditujukan untuk pembicaraan, pengumuman, atau proses komunikasi yang terbatas. Interkom tersambung melalui kabel yang disebut kabel Beudrat. Kabel ini berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat interkom yang satu ke pesawat interkom lainnya.

F.    Faksimile

sumber : www.jualalatkantor.com

Facsmile (faks) aitu mesin telecopier yang memanfaatkan jaringan telepon. Dengan memakai alat ini dapat mengirimkan tulisan, gambar ke tempat lain yang juga memiliki mesin faks. Mesin faks juga dapat berfungsi sebagai mesin fotokopi.

Kelebihan :

Mesin faks membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat. Ketika mengirim dokumen ke tempat yang jauh, maka mesin faks akan mengirim lebih cepat dan spontan melampaui kinerja pengiriman surat melalui pos.

Kekurangan :

Kualitas mesin faks telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik.

G.   Telepon

sumber : www.tokopedia.com

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

Kelebihan Telepon :

1.    Tarif telepon lebih murah

2.    Kualitas suara lebih jernih, tidak terputus-putus karena tidak tergantung sinyal

3.    Jangka waktu pemakaian telepon lebih lama/awet.

Kekurangan Telepon :

1. Tidak praktis/efisien karena terikat pada kabel sehingga tidak dapat dibawa kemana-mana.

2.    Kenyamanan. Telepon biasanya digunakan tidak secara personal sehingga tidak efektif bila ingin menggunakannya.

H.   Telepon Seluler (Handphone)

sumber : www.tech-kid.com

Telepon genggam sering disebut handphone (HP) atau telepon selular (ponsel) adalah perangkat telekomunikasi telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana (portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless).

Kelebihan Handphone :

1.    Praktis/efisien karena lebih mudah dibawa kemana-mana.

2.    Tersedia sejumlah aksesori untuk melengkapi telepon seluler.

3.    Terdapat berbagai macam kode pengaman telepon.

Kekurangan Handphone :

1.    Tarif telepon yang mahal ditambah biaya roaming.

2.   Jangkauan sinyal masing-masing operator yang terbatas sehingga mempengaruhi kualitas proses telepon.

3.    Munculnya virus yang menyerang komponen telepon seluler.

4.    Perawatan dan pemeliharaan yang sulit dan mengganggu peralatan elektronik.

5.    Adanya ancaman radiasi yang disebabkan oleh penggunaan telepon seluler.

I.      Teleconference

sumber : www.systempro.asia

Teleconference yaitu suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa pihak untuk saling kontak suara dan melihat melalui monitor. Sistem ini memungkinkan untuk melakukan rapat jarak jauh dari berbagai tempat yang berbeda atau dalam satu ruangan dan pada saat yang sama.

Kelebihan :

1.    Meningkatkan prosuktivitas karena kemampuan VTC untuk berbagi dokumen, ide atau gambar dengan mudah.

2.     Menghemat biaya dan waktu.

Kelemahan :

1.    Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki.

2.   Alat-alat untuk teleconference sulit didapat dan proses penginstalan harus ekstra hati-hati agar tidak salah.

J.    Email (Electronic Mail)

Surat elektronik dalam bahasa Inggris “e-mail atau email” adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet. Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet.

Kelebihan :

1.      Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.

2.     Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat asal saluran Internet yg digunakan tidak bermasalah.

3.      Hemat sumber daya dan aman.

4.      Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.

Kekurangan :

1.      Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai dan mengerti fasilitas internet.

2.      Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lamban.

3.      Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus.

4.      Rawan penyadapan

K.   Hambatan-hambatan Penggunaan Alat Komunikasi Kantor

Dalam penggunaan setiap alat komunikasi kantor tentunya mempunyai hambatan atau masalah tersendiri. Mengingat tidak ada sesuatu di dunia ini yang berjalan tanpa adanya masalah atau gangguan. Sehingga hal ini merupakan sebuah kewajaran.berikut beberapa hambatan-hambatan dalam penggunaan alat komunikasi kantor :

1.    Hambatan dari Proses Komunikasi

a.   Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas.

b. Hambatan dalam penyandian/simbol, dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu.

c. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

d.   Hambatan dalam bahasa sandi, yaitu kesalahan dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.

e. Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

f.   Hambatan dalam memberikan balikan. Umpan balki yang diberikan tidak berhubungan dengan pesan terdahulu atau tidak nyambung

2.    Hambatan Fisik

Misalnya : gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara) dan gangguan atau kurang berfungsingnya alat komunikasi tersebbut.

3.    Hambatan Semantik.

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan.

4.    Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

5.    Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, salah persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, dan kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang.

Referensi :

Apriliani. 2014. Pesawat Kantor. (https://aprilliani45.wordpress.com/2014/05/12/pesawat-kantor/, diakses 20 Maret 2015)

Kartasura, SMPN 2. ____. Peralatan dan Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi. (https://smpnduakartasura.wordpress.com/kelas-vii/materi/peralatan-dan-pengembangan-teknologi-informasi-dan-komunikasi/, diakses 20 Maret 2015)

Reza, Krisna. 2012. Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi. (http://chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html, diakses 21 Maret 2015)

Marsiya, Nita. 2010. Materi Menggunakan Peralatan Kantor. (http://nitamarsiyablog.blogspot.com/p/materi-menggunakan-peralatan-kantor.html, diakses 21 Maret 2015)

Lailatul, Fitriyah. 2013. Macam-macam Alat Komunikasi. (http://fitriyah-blog.blogspot.com/2013/06/macam-macam-alat-komunikasi.html, diakses 22 Maret 2015.

Savista, Yolanda Dita. 2011. Pengertian, Kelebihan, serta Kekurangan dari Handphone (HP). (http://sayayolanda.blogspot.com/2011/04/pengertian-kelebihan-serta-kekurangan.html, diakses 22 Maret 2015)

Lestari, Ayu Dwi. 2014. Pengertian Email & Kelebihan dan Kekurangan. (https://ayudwilestari101.wordpress.com/2014/05/08/pengertian-email-kelebihan-dan-kekurangan/, diakses 22 Maret 2015)

Bagis, Laila Al-izza. Media Komunikasi Modern serta Kelebihan. (http://lailabagis.blogspot.com/2013/07/media-komunikasi-modern-serta-kelebihan_28.html, diakses 22 Maret 2015)

Hartika, Wiwi. 2011. Kelebihan dan Kekurangan Videoconference. (http://up-wiwi-9b.blogspot.com/2011/02/kelebihan-dan-kekurangan-video.html, diakses 22 Maret)

Anonim. 2012. Komunikasi dalam Organisasi. (https://dhogerz.wordpress.com/2010/10/21/komunikasi-dalam-organisasi/, diakses 2 April2015)

Mesin-mesin Kantor Elektronik

A.  Mesin Ketik Elektronik

sumber : www.bhinneka.com

Mesin tik elektronik (electronic typewriter) adalah mesin tik yang bekerja  secara elektronis dengan mempergunakan sumber tenaga (power source) dari battery atau AC adaptor. Menurut fungsinya mesin tik elektronik dibedakan menjadi mesin tik memori dan mesin tik bukan memori.

Perbedaan mesin ketik elektromekanis dengan mesin ketik elektronis :

Perbedaan antara mesin ketik Elektro-mekanis dan mesin ketik Elektronis adalah bahwa mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak (seperti roda gigi dan luas), tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis. Bila sebuah tombol ditekan, suatu kode digital diteruskan ke kepala huruf dan memerintakan apa yang harus yang dilakukan.

Dewasa ini, produksi mesin ketik elektro-mekanis yang menggunakan bola cetak seperti bola golf semakin berkurang. Kebanyakan mesin ketik elektroniks menggunakan roda huruf yang dikenal sebagai daisy wheel. Banyak juru ketik yang menyukai mesin ketik dengan bola huruf, tetapi penjualan sangat condong pada mesin elektronik yang menggunakan daisy wheel. Harga pita untuk mesin dengan bola huruf lebih rendah.

Fasilitas/Keunggulan utama mesin ketik elektronik :

1.  Memiliki koreksi pengangkatan otomatis yang mengingat karakter yang baru saja diketik.

2.  Ada mesin yang hanya dapat mengoreksi satu baris, yang lain lagi dapat mengoreksi karakter yang tersebar pada beberapa baris.

3.   Terdapat peraga baris (line display/LED).

4.   Adanya spasi dan pitch yang profesional.

5.   Adanya fasilitas untuk cetak tebal, penjajaran (justification), garis bawah otomatis dan penempatan di tengah (centering).

6.  Adanya tombol tabulasi decimal, tombol setengah spasi, pengumpan kertas otomatis, tombol pengulang otomatis, penggeser mundur kereta otomatis, inden blok, memori formulir dan tabulasi garis vertikal.

Komponen mesin ketik elektronik :

1.    Pita Mesin Ketik. Pita kain lebih ekonomis, tetapi mutu pengetikakannya lebih rendah. Pita film karbon yang memberikan cetakan kualitas tinggi semakin banyak digunakan.

2.    Kertas Sinambung. Bila formulir rutin yang panjang, seperti faktur, harus diisi juru ketik, banyak waktu yang dihabiskan untuk menyisipkan kertas karbon dan memasang formulir ke dalam mesin. Persiapan ini dapat sangat dikurangi dengan penggunaan kertas sinambung.

3.    Semua mesin elektronik mempunyai semacam memori, 3 jenis utamanya yakni :

a.   Mesin yang hanya dapat mengoreksi : mesin ini mempunyai memori kecil yang menyimpan sekitar enam hingga beberapa ratus karakter huruf.

b.   Mesin yang dapat menyimpan, mesin ini memungkinkan, paragraf yang kerap digunakan, surat singkat, dan sebagainya untuk diketik secara otomatis. Memorinya dapat mencapai lebih dari 100 karakter.

c.   Mesin yang dapat digunakan untuk mengedit, mesin ini memiliki memori yang jauh lebih besar hingga 64.000 karakter. 

Mesin ketik elektronik yang dihubungkan dengan komputer

sumber : alcindodesouza.blogspot.com

sumber :  blog.uncommongoods.com

Mesin ketik dapat dihubungkan dengan komputer mikro sehingga berfungsi sebagai pencetak (printer) atau terminal masukkan (input terminal). Biasanya disebut dengan microwriter. Microwriter hanya memiliki enam tombol dan berukuran 9 x 4 inci. Pada bagian atasnya terdapat peraga kristal cair 14 karakter dan pada masing-masing ujungnya terdapat soket untuk dihubungkan dengan TV atau monitor, pencetak, tape-recorder dan adaptor listrik. Memori sekitar 8 KB dan dapat menyimpan sekitar 5 halaman naskah ketik berukuran A4. Kecepatannya sekitar 50 kata per menit. Hubungan TV (TV interface) diperlukan untuk memperagakan hingga 24 baris teks sekaligus dan hingga 60 karakter pada setiap baris.

B.   Mesin Hitung Elektronik

sumber : www.amazon.com

Mesin hitung elektronik selain memiliki fungsi yang sama seperti mesin hitung manual/ listrik, yaitu untuk melakukan operasi hitung ( +, -,  x, : ) juga dapat melakuakn perhitungan-perhitungan lainnya (khusus) dalam bidang matematika, statistika maupun perhitungan-perhitungan bisnis.

Ciri- cirinya :

a.    Tenaga penggerakannya menggunakan sinar matahari, batrei dan listrik.

b.    Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik

c.    Hasil perhitungan (output), cepat dan mudah dilakukan

d.    Bentuk kecil dan ringan.

Adapun jenis- jenis dari pada mesin hitung elektronik antara lain :

1.    Berdasarkan Tenaga Penggerakannya :

a. Solar powered calculator. Pengoperasiannya dengan cara membuka tutupnya dan bila tidak dioperasikan, tutuplah.

b.   Solar/ batrei powed caliculator. Pengoperasiaannya dengan baterei / sinar matahari.

c.   Batrei powerd caliculator. Pengoperasiaannya dengan batrei

d.   Battery/electirc powered calculato. Pengoperasiannya dengan baterai kering atau listrik.

e.   Electric powered calculator. Pengoperasiannya dengan tenaga listrik.

2.    Berdasarkan bentuk dan ukurannya :

a. Card calculator. Bentuknya kecil, tipis dengan tombol rata dengan permukaan.

b.   Wallet calculator. Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup lapitan seperti dompet.

c.   Hand calculator. Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup plastik seperti kantong.

d.   Semi dektop calculator. Bentuk besar dipergunakan di atas meja.

e.   Desktop calculator. Bentuk besar, dan dipergunakan di kantor-kantor.

3.    Berdasarkan penggunaanya :

a.   Financial/bussiness calculator. Memuat tombol (ombo) ynag spesifik untuk perhitungan bisnis atau finansial.

b. Scientific calculator. Memuat tombol yang spesifik untuk perhitungan matematis.

c.   Office calculator. Dipergunakan di kantor-kantor.

4.    Berdasarkan penampil hasilnya :

a.   Non pointing calculator. Hasil perhitungannya hanya tampak pada display.

b.   Printing calculator. Hasil perhitungan tampak pada display dan tercetak pada kertas hitung.

5.    Berdasarkan kemampuan operasinya (banyaknya digit). Mulai dari 8, 10, 12, 14 dan 16 digit.

C.   Cash Register (Mesin Kasir)

sumber : www.cashregistergroup.co.uk

Cash Register (Mesin Kasir) adalah peralatan mekanis atau elektronik untuk menghitung dan mencatat transaksi penjualan biasanya terintegrasi modul dengan laci (laci kas) untuk menyimpan beberapa koin. Cash register umumnya juga mengeluarkan cetak (print) dari penerimaan penjualan (penerimaan) untuk pelanggan.

Ciri-cirinya :

1.   Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.

2.   Tenaga penggeraknya menggunakan listrik.

3.   Bisa dipergunakan (tipe tertentu) untuk menampakan nama barang pada display.

4.   Bisa digabung dengan cash register lain atau dengan komputer.

5.   Bisa digunakan 1-8 kasir dengan pencacatatan terpisah

6.   Memiliki 1-30 departemen pada satu mesin.

Jenis-jenis cash register antara lain :

1.   Berdasarkan sistem operasinya :

a.   Cash register terdiri sendiri (stand alone).

b.   Cash register yang dapat digabung dengan cash register lainnya.

c.   Cash register satu kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk (local area network).

2.   Berdasarkan banyaknya departemen.

a.   Cash register kecil (1-8 depertemen)

b.   Cash regsiter sedang (10-20 departemen)

c.   Cash register besar (lebih dari 20 departemen)

3.   Berdasarkan banyaknya kasir (operator)

a.   Cash register untuk 1 kasir

b.   Cash register untuk 4 kasir

c.   Cash register untuk 8 kasir

Cara kerja mesin cash register :

1.   Nyalakan mesin cash register.

2.   Lalu masukan kode karyawan kasir atau masukkan kunci kasir putar ke arah REG.

3.   Setelah itu masukan jumlah barang dan kode barang yang akan dibeli lalu tekan tombol TM/ST

4. Setelah selesai tekan tombol TL/NS untuk mencetak struk harga dan untuk membuka  brankas uang yang ada pada bawah mesin.

Referensi :

Edwar, Muhammad. 2010. Teknologi Perkantoran. Surabaya: Unesa University Press

Bugs Bunny. 2010. Mesin Tik. (http://dunialooneytones.blogspot.com/2010_06_01_archive.html, diakses 6 maret 2015)

Abdussamad, Zuchri, Dr. H. M.Si. 2013. Bahan Ajar Mata Kuliah Teknologi Perkantoran. (http://repository.ung.ac.id/get/karyailmiah/202/Bahan-Ajar-Teknologi-Perkantoran.pdf, diakses 5 Maret 2015)

Admin. 2013. Pengertian Cash Register. (http://scsoftwarekasir.blogspot.com/2013/03/pengertian-cash-register-mesin-kasir.html, diakses 6 Maret 2015)

Artomoro Service. 2014. Tips And Trik Cara Merawat Mesin Ketik Elektronik. (http://servicealatalatkantor.blogspot.com/2014/10/tips-and-trik-cara-merawat-mesin-ketik.html, diakses 7 Maret 2015)

Politma, Rose. 2014. Alat Kesekretariatan. (http://rosepolitama.blogspot.com/2014/04/alat-kesekretariatan.html, diakses 7 Maret 2015)

Handayani, Maha, Putri. _____. KD 3 : Alat Pembayaran. (http://mahaputrihandayani.blog.com/kd-3-alat-pembayaran/, diakses 7 Maret 2014)